Prvním krokem je zveřejnění nabídky s jasnými a přesnými informacemi o volné pozici. K popisu pracovní pozice se hodí také „specifikace vhodné osoby“.
Specifikace vhodné osoby, neboli specifikace osobních požadavků, je důležitou součástí nástrojů náboráře. Umožňuje vám sdělit vlastnosti, které považujete za žádoucí u ideálního uchazeče, jako je vzdělání, předchozí pracovní zkušenosti a případné další vlastnosti potřebné k úspěchu v dané pozici.
Co je specifikace vhodné osoby?
Specifikace vhodné osoby je podrobný popis ideálního odborníka – nebo uchazeče, jak jej nazýváme v náborovém sektoru – pro konkrétní pracovní pozici. Obsahuje přehled kvalifikačních předpokladů, dovedností, zkušeností a osobních vlastností potřebných k efektivnímu výkonu dané práce. Specifikace osobních požadavků se obvykle vypracovává společně s popisem pracovní pozice a slouží jako měřítko, podle kterého lze uchazeče hodnotit, což pomáhá personalistům vybrat nejvhodnější kandidáty na danou pozici. Zajišťuje, že náborový proces je jasný, konzistentní a založený na zásluhách, což umožňuje přijímat rozhodnutí o přijetí spravedlivě a objektivně.
Obsah specifikace osobních požadavků se často dělí na základní a žádoucí kritéria. Základní kritéria se vztahují k minimálním požadavkům, které musí daná osoba splňovat, aby se vůbec mohla o danou pozici ucházet, například konkrétní kvalifikace nebo určitý rozsah praxe. Žádoucí kritéria naopak zahrnují vlastnosti nebo zkušenosti, které by mohly být pro uchazeče výhodou, ale nejsou nezbytné. Tato struktura pomáhá uchazeče efektivně filtrovat a zajišťuje, že se do užšího výběru dostanou pouze ti, kteří mají odpovídající schopnosti.
Kromě technických a akademických požadavků může specifikace vhodné osoby zahrnovat i měkké dovednosti, jako je komunikace, týmová práce a přizpůsobivost. Mezi požadavky mohou být uvedeny také osobní vlastnosti, jako je motivace, spolehlivost a aktivní přístup, zejména pokud jsou v souladu s hodnotami nebo kulturou organizace, která nábor provádí. Tím, že zaměstnavatelé tyto požadavky jasně vyjádří, nejen přitahují vhodné uchazeče, ale zároveň jim umožňují lépe posoudit, zda daná pozice odpovídá jejich profilu a potřebám.
Řada společností se spoléhá výhradně na specifikace pracovního místa a soustředí se na pozici, nikoli na osobu. V době, kdy je talent žádanější než kdy dřív, se firmy zaměřené na lidi skutečně soustředí právě na ně.
Chris Adcock, bývalý generální ředitel, Reed Technology
Pět účelů specifikace požadavků na vhodnou osobu:
- Díky ní je výběrové řízení propracovanější a efektivnější
- Uchazeči o zaměstnání se mohou před podáním žádosti sami zhodnotit a uvědomit si, nakolik se hodí pro danou pozici a vaši společnost. To jim umožňuje vybrat si pozici podle vhodnosti, a ne pouze podle dovedností.
- Pomáhá rozlišit dva druhy osobních kvalifikačních předpokladů, na kterých zaměstnavateli záleží – nezbytné a žádoucí. Tím umožňuje zaměstnavateli jasně vyjádřit, co požaduje a nakolik uchazeč tato kritéria splňuje.
- Pomáhá komunikovat zásady rovných příležitostí v rámci náborové kultury firmy. Zákon totiž ohledně diskriminace hovoří zcela jasně. Specifikace osobních požadavků zajišťuje, že uchazeče hodnotíte na základě jeho schopností souvisejících s danou pozicí.
- Znamená, že všechny uchazeče testujete podle stejného seznamu priorit stanoveného předem. To pomáhá odstranit zaujatost, předsudky a osobní zájmy, které mohou být pro úspěšný nábor problematické.
Co zahrnout do specifikace osobních požadavků
Níže uvedené příklady specifikace osobních požadavků představují typy informací, které byste měli u uchazeče hledat. Je důležité vědět, co je a co není vhodné pro volné místo, které chcete obsadit.
Například některé pozice mají zákonnou podmínku, že uchazeč musí mít určitou úroveň vzdělání a kvalifikace. Může jít o citlivý dokument, pokud k němu přistoupíme nesprávně, a proto je potřeba postupovat obezřetně a nic nezanedbat.
- Dosažené výsledky – např. kvalifikace, zkušenosti, zastávané pozice
- Měkké dovednosti – např. budování vztahů, veřejné vystupování, řízení času
- Schopnosti specifické pro danou pozici – např. používání různých softwarových nástrojů nebo programů či vedení týmu
- Osobnostní rysy – např. aktivní přístup, trpělivost, motivace, smysl pro detail
- Fyzické vlastnosti – např. výška, zrak (poznámka – musí se jednat o oprávněné požadavky nezbytné pro plnění úkolů v rámci dané pozice, nikoli o preference)
Pro odborné poradenství týkající se vašeho odvětví kontaktujte jednoho z našich konzultantů zde.
Pokud mají zaměstnanec a zaměstnavatel podobné cíle, etické zásady a spokojenost s prací, bude zaměstnanec i nadále tvrdě pracovat a zůstane loajální.
Claire Harvey, výkonná ředitelka, Reed
Nejdůležitější tipy pro sepsání požadavků na uchazeče
- Buďte realističtí: Je velmi vzácné, že by kandidát splňoval všechny požadavky. Ujistěte se, že víte, co je pro vás nezbytné a co je pouze výhodou.
- Identifikujte stávající mezery v dovednostech: Nejúspěšnější týmy se skládají z jednotlivců, kteří do oddělení přinášejí něco nového. Zvažte, kde jsou vaše slabá místa, a hledejte je v sekci požadovaných dovedností.
- Zvažte, jak budete kritéria hodnotit: Může uchazeč prokázat nebo předvést požadované vlastnosti v rámci pohovoru, když je o to požádán? Pokud vás nenapadá žádný příklad, může být nespravedlivé to od něj očekávat.
- Zkontrolujte způsob svého projevu: Je dobré nechat dokument přečíst jednou nebo dvěma osobami, aby se ujistily, že všechny body jsou vyjádřeny vhodným způsobem a nemohou nikoho urazit.
Jak specifikace osobních požadavků usnadňuje proces zapracování?
Jakmile je uchazeč vybrán, specifikace osobních požadavků usnadňuje integraci a školení, protože již víte, co uchazeč umí.
Pokud například vaše specifikace vyžadovala někoho s vynikajícími počítačovými dovednostmi pro tuto pozici, stačilo by pouze krátké zaškolení v práci s počítačovými systémy vaší společnosti.
Může také pomoci při vytváření plánů vzdělávání a rozvoje, pokud uchazeči zatím některé žádoucí dovednosti chybí.
